En el entorno actual, los abogados se enfrentan a numerosos retos a la hora de gestionar su carga de trabajo y mantenerse organizados, al tiempo que prestan un servicio adecuado al cliente y mejoran su rentabilidad. Para optimizar el flujo de trabajo y mejorar su capacidad de prestar un buen servicio a los clientes, cada vez más abogados confían menos en la tecnología por sí sola y añaden cada vez más uno o más asistentes virtuales dedicados a sus equipos internos. Esta tendencia ha atraído a numerosos proveedores de servicios externos. La mayoría de ellos carecen de experiencia en derecho o de sustancia alguna en sus organizaciones. Esto debería y puede evitarse fácilmente. Este tema se trata brevemente más adelante, en el apartado Gestión inteligente de la comunicación. Las siguientes son algunas razones de peso por las que toda empresa debería tener al menos un asistente virtual dedicado, ya sea un asistente administrativo o jurídico.
Gestión eficaz de la carga de trabajo. Un asistente virtual puede ayudarle a gestionar eficazmente la carga de trabajo de su empresa encargándose de diversas tareas administrativas. Desde la programación de citas y la gestión de calendarios hasta la organización de documentos y la realización de investigaciones, los asistentes virtuales pueden ser recursos valiosos para agilizar las operaciones diarias, mejorar la productividad y reducir los gastos. Al confiar estas tareas que consumen mucho tiempo a un asistente virtual, los abogados pueden dedicar más atención a atender a sus clientes.
Mejora de la productividad y la gestión del tiempo. Con el apoyo del asistente virtual administrativo o jurídico adecuado, la productividad de su empresa puede aumentar considerablemente. Pueden garantizar el cumplimiento de los plazos importantes, el seguimiento y la gestión cuidadosa de los casos y la atención a los clientes. Al ayudar a los bufetes de abogados a funcionar de forma más eficiente, los asistentes virtuales pueden permitir a los abogados dedicar más tiempo a atender a sus clientes y centrarse en otras actividades de gran valor.
Mejor servicio al cliente. Una de las principales ventajas de contar con un asistente virtual como miembro de su equipo es el impacto positivo que tiene en el servicio al cliente. Los mejores proveedores de asistentes virtuales subcontratados se aseguran de que sus asistentes estén formados para gestionar la comunicación con el cliente con elegancia, empatía y confidencialidad. Comprenden la sensibilidad de los asuntos jurídicos y la importancia de mantener el máximo nivel de atención y seguridad. Su asistente virtual debe reflejar los mejores atributos de su bufete y hacer todo lo posible por mantener conversaciones respetuosas y reflexivas con clientes, posibles clientes, abogados de la parte contraria, tribunales y otras personas. Ya se trate de contestar llamadas telefónicas, responder correos electrónicos o gestionar su CMS, los asistentes virtuales deben asegurarse de que cada interacción con el cliente se gestione con profesionalidad y discreción.
Gestión inteligente de las comunicaciones. Lamentablemente, pocos competidores, si es que alguno, de los que hemos visto tienen la formación y la experiencia necesarias para contratar, desplegar y gestionar asistentes cualificados, asistentes que tengan la formación y la experiencia necesarias para mantener contentos a los clientes, ni para hacer eficientes las áreas en las que prestan sus servicios. Sea cual sea la tarea, ya se trate de atender el teléfono, la búsqueda de pruebas, la gestión de casos, la resolución de los problemas de los clientes o la realización de tareas administrativas, por nombrar algunas, sólo un proveedor de calidad superior puede ayudarle.
He aquí algunas cosas en las que fijarse:
Los mejores proveedores de subcontratación deben proporcionar asistentes virtuales muy brillantes que sean capaces de realizar una gran cantidad de servicios bajo su dirección.
Deben tener experiencia en todo el bufete, incluida la admisión, la gestión de la comunicación, la gestión de casos, la presentación de pruebas, cualquier trabajo administrativo o de back-office, y muchas otras tareas para agilizar las operaciones diarias.
Deben facilitarte acceso inmediato a los asistentes (y a su dirección) para cualquier trabajo que necesites que se realice.
Si necesita uno o varios profesionales, su equipo debe dedicarse siempre y únicamente a usted y a su empresa en exclusiva.
Ninguna tarea debe ser demasiado pequeña o mundana.
Deben ser rentables, fiables y tener un historial de alto rendimiento.
Sus asistentes deben estar plenamente garantizados.
Deben garantizar que sus datos estén siempre seguros y sean confidenciales. Colaboración y apoyo al equipo Los asistentes virtuales cualificados pueden integrarse perfectamente en su equipo, colaborando con otros miembros del personal y proporcionando apoyo. Pueden ayudar a compartir documentos, coordinar equipos y facilitar la comunicación entre los miembros del equipo. Al fomentar un entorno de colaboración, sus asistentes pueden contribuir de forma más significativa a la dinámica del equipo, lo que se traduce en una mayor eficacia y rentabilidad, al tiempo que prestan un servicio más ágil a los clientes.
Conclusión: El asistente virtual adecuado puede ayudar a los abogados a atender a sus clientes de forma más eficaz y con elegancia y profesionalidad. Al delegar tareas administrativas, gestionar la carga de trabajo de forma eficiente y mantener el máximo nivel de confidencialidad con el cliente, los asistentes virtuales pueden permitir a los abogados centrarse en asuntos más estratégicos. Aprovechar el poder de un asistente virtual dedicado puede aumentar su capacidad para atender a los clientes y crecer de forma más rápida y rentable. Elegir bien el proveedor es la clave. Si desea colaborar con nosotros sobre cómo podríamos servirle mejor, póngase en contacto con nosotros y un socio trabajará con usted directamente.
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